Verantwortung braucht Verantwortliche

amUnser Managementsystem ist einzigartig. Nachhaltigkeit ist nicht nur integraler Bestandteil unserer Geschäftsstrategie, sondern auch unserer Organisation. Die Verantwortung für die nachhaltige Entwicklung unserer Geschäftstätigkeit haben wir in die Hände unserer Fachbereichsmitarbeiter gelegt – und das auf allen Hierarchiestufen. Unser zentraler Bereich Unternehmensverantwortung, der direkt an den Vorstandsvorsitzenden berichtet, unterstützt die Fachbereichsmitarbeiter dabei und hat die Funktion einer internen Unternehmensberatung.

Anhand der von uns angestrebten Umstellung von konventionell produziertem auf nachhaltigen Rohkaffee wird die Funktionsweise unseres Managementsystems im Folgenden exemplarisch dargestellt. Der Ansatz gilt entsprechend für alle Produktbereiche und wesentlichen Prozesse.

Schritt 1: Zielbildung und -verabschiedung

Das Ziel, nur noch nachhaltige Kaffees anzubieten, wurde von den Bereichen Marketing/Produktentwicklung Kaffee und Einkauf Rohkaffee auf der Basis der Unternehmensstrategie „Zukunft braucht Herkunft“ entwickelt. Der Bereich Unternehmensverantwortung wurde von den Fachbereichen beauftragt, die Machbarkeit zu überprüfen und gemeinsam mit den Standardorganisationen wie etwa Rainforest Alliance, Fairtrade und 4C sowie Rohkaffeelieferanten Projekte für die Umstellung von konventionellem auf nachhaltigen Rohkaffee zu entwickeln.

Zudem bezog der Fachbereich Marketing/Produktentwicklung Kaffee auch Experten anderer Fachbereiche, insbesondere der Bereiche Produktion für die späteren Röstprozesse und Logistik für die Transportprozesse sowie der Rechtsabteilung für die Vertragsgestaltungen in die Zielbildung mit ein.

Schließlich wurde das Ziel – zusammen mit den Zwischenzielen und den weiteren Kernzielen – dem Vorstandsvorsitzenden sowie dem Gesamtvorstand präsentiert und von diesen verabschiedet. Damit werden die Nachhaltigkeitsziele Bestanteil der persönlichen Zielvereinbarungen der Fachbereichsmitarbeiter mit ihren jeweiligen Vorgesetzten.

Schritt 2: Umsetzung

Alle beteiligten Fachbereiche sind gleichermaßen dafür verantwortlich, die erforderlichen Maßnahmen zur Erreichung des Ziels und der Zwischenziele umzusetzen. Bei Bedarf werden fachbereichsübergreifende Arbeitsgemeinschaften eingesetzt. Die Koordination aller Maßnahmen erfolgt durch den Bereich Unternehmensverantwortung, insbesondere unterstützt dieser den Bereich Rohkaffeeeinkauf bei der Durchführung der Projekte zur Umstellung von konventionellen auf nachhaltige Qualitäten.

Schritt 3: Überprüfung der Zielerreichung

Für die Kontrolle der Erreichung von Ziel und Zwischenzielen ist der Bereich Unternehmensverantwortung zuständig. Nach Abstimmung mit allen beteiligten Fachbereichen berichtet er dem Vorstandsvorsitzenden und dem Gesamtvorstand über den Stand der Dinge. Das geschieht mehrmals im Jahr im Rahmen regelmäßiger Rücksprachen und seit 2011 einmal jährlich im Spätherbst zur sogenannten Aufgabenerfüllung/Aufgabenplanung, in der alle Fachbereichsverantwortlichen dem Gesamtvorstand über den Umsetzungsstand sämtlicher Unternehmensziele berichten. In diesem „Review“ werden auch fortlaufende Ziele bestätigt, gegebenenfalls korrigiert und neue Ziele vereinbart.

Über die Nachhaltigkeitsziele und den Zielerreichungsstatus berichtet der Vorstandsvorsitzende mindestens einmal jährlich dem Aufsichtsrat der Tchibo GmbH sowie dem Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschafterin, der maxingvest ag. Der Betriebsrat ist in die Kommunikation eingebunden.

Schritt 4: Integration der Produkte in das Sortiment und Kommunikation

Im letzten Schritt werden die nachhaltigen Kaffeeprodukte in unser Angebot integriert und vermarktet. Für die Integration in das Sortiment ist der Bereich Marketing/Produktentwicklung Kaffee verantwortlich. Für die Kommunikation sind die Fachverantwortlichen der unterschiedlichen Kommunikationsbereiche wie Unternehmenskommunikation, Marketing Kaffee und Gebrauchsartikel, Dachmarketing und Marketing der Vertriebe zuständig.

Das Nachhaltigkeitsmanagementsystem für alle Produkte und wesentlichen Prozesse verdeutlicht folgende Grafik.

Der Bereich Unternehmensverantwortung: ein Team – vielfältige Aufgaben

Das Team des Bereichs Unternehmensverantwortung verfügt über Wissen und Erfahrung in den Disziplinen Umweltingenieurwesen, Naturwissenschaften, Ernährungswissenschaften, Sozialwissenschaften, Marketing, Recht und Kommunikation. Es nimmt folgende Aufgaben wahr.

• Berater und Koordinator: Die Mitarbeiter unterstützen die Fachbereiche dabei, Nachhaltigkeitsziele zu entwickeln sowie konkrete Maßnahmen für die Erreichung von Zielen und Zwischenzielen umzusetzen. Sie haben alle Aktivitäten in ihrer Gesamtheit im Blick und stimmen sie aufeinander ab.
• Zentraler Ansprechpartner: Für alle Fragen oder Anregungen zum Thema Nachhaltigkeit bei Tchibo ist das Team Unternehmensverantwortung erster Ansprechpartner. Zusammen mit dem Bereich Unternehmenskommunikation pflegt es die Kontakte und führt den Dialog mit den Anspruchsgruppen.
• Vertreter nach außen: Der Bereich Unternehmensverantwortung vertritt das Unternehmen in Gremien, auf Konferenzen sowie an runden Tischen, die sich mit Nachhaltigkeit befassen.
• Datenschützer: Seit Mitte 2009 ist auch das Datenschutzmanagement zentral dem Bereich Unternehmensverantwortung zugeordnet und hat damit auch direkten Zugang zur Unternehmensleitung.
• Issues Manager: Eine weitere Aufgabe ist das Issues Management. Hier geht es um die frühzeitige Identifizierung von neuen für Tchibo relevanten Nachhaltigkeitsthemen. In diesem Rahmen analysiert das Team gesellschaftliche Trends und gesetzgeberische Initiativen. Ergänzend tauschen sich die Mitarbeiter regelmäßig mit der Marktforschung bei Tchibo aus – denn auch dort werden relevante Trends erfasst und analysiert.